Die häufigsten BSFZ-Ablehnungsgründe

Enthält eine Vorhabenbeschreibung zwei oder mehr voneinander abgrenzbare Vorhaben, lassen sich die drei Kriterien nicht für jedes einzeln bewerten – die Inhalte sind dann nicht bescheinigungsfähig.

So korrigieren Sie es: Das Vorhaben um EINE technische Fragestellung herum schneiden und die übrigen Stränge als eigene Vorhaben einreichen. Im Portal ist jedes Vorhaben ein eigener Datensatz mit eigenem Zeichenbudget – die Aufteilung kostet also keinen Platz, sie schafft welchen.

Neuer Antrag, weil: Die Aufteilung lässt sich in einer Widerspruchsbegründung nicht nachholen: Es entstünden dadurch neue Vorhaben, die es im abgelehnten Antrag nicht gab.

Prüfleitfaden Kap. 2.2.1, S. 9; § 3 Abs. 3 Nr. 1 FZulBV

Amtssprache ist Deutsch (§ 23 Abs. 1 VwVfG). Anlagen in anderer Sprache sind von der Prüfung ausgeschlossen; fehlen dadurch Informationen, ist das Vorhaben nicht bescheinigungsfähig. Das gilt für Vorhabenbeschreibungen, Antworten auf Nachforderungen und Widersprüche gleichermaßen.

So korrigieren Sie es: Alle prüfungsrelevanten Inhalte auf Deutsch in die Portalfelder selbst schreiben – nicht in eine englische Anlage auslagern. Das betrifft besonders Teams, die ihre Projektdokumentation ohnehin auf Englisch führen.

Fallabhängig, weil: Lag der deutsche Inhalt in den Portalfeldern und war nur eine Anlage englisch, kann ein Widerspruch mit deutscher Darstellung tragen. Stand die Beschreibung selbst auf Englisch, fehlt die Grundlage.

Prüfleitfaden Kap. 2.2.2, S. 9; § 23 Abs. 1 VwVfG

Erfolgt die inhaltliche Beschreibung ganz oder überwiegend in einer formfreien Anlage statt im vorgegebenen Antragsformular, ist das nicht zulässig – das Vorhaben ist in dieser Form nicht bescheinigungsfähig.

So korrigieren Sie es: Der Text muss in die Portalfelder. Als Anlage anerkennt der Prüfleitfaden ausdrücklich nur ergänzende Darstellungen: technische Skizzen, bildhafte Darstellungen von Versuchsaufbauten oder Prototypen und tabellarische Arbeitspläne bzw. Gantt-Charts.

Neuer Antrag, weil: Die Formanforderung betrifft den Antrag selbst. Ein Widerspruch heilt nicht, dass der Antrag nicht auf dem amtlichen Vordruck gestellt wurde.

Prüfleitfaden Kap. 2.2.3 und 2.2.4, S. 9–10; § 3 Abs. 1 FZulBV

Wird die Beschreibung ganz oder in Teilen durch einen Verweis auf ein bereits eingereichtes Vorhaben ersetzt, ist das eine unzulässige Abweichung vom Vordruck. Angaben aus bereits gestellten Anträgen werden nicht zur Bewertung des neuen Vorhabens herangezogen.

So korrigieren Sie es: Alle notwendigen Informationen erneut vollständig bereitstellen und inhaltliche Änderungen gegenüber dem Vorgängervorhaben kenntlich machen. Das Portal fragt eigens ab, ob ein Vorhaben ein bereits beschiedenes ersetzt.

Neuer Antrag, weil: Die fehlenden Informationen müssen ohnehin neu geschrieben werden – dann gleich in einem vollständigen Antrag.

Prüfleitfaden Kap. 2.2.4, S. 10

Bleiben nach der Prüfung Fragen offen, fordert die BSFZ nach. Wird nicht fristgerecht geantwortet, entscheidet die Stelle auf Grundlage dessen, was vorliegt – und das ist genau die Informationslage, die schon die Rückfrage ausgelöst hat.

So korrigieren Sie es: Die Nachforderung ist der günstigste Zeitpunkt für eine Nachbesserung, weil sie noch im laufenden Verfahren liegt. Antworten dürfen auch Antragsbearbeiter im Portal verfassen; einreichen muss ein Bevollmächtigter.

Widerspruch, weil: Was in der Nachforderung hätte stehen sollen, lässt sich im Widerspruch nachliefern – die inhaltliche Substanz war ja vorhanden.

Prüfleitfaden Kap. 1.1.4, S. 6

Anforderungsanalyse, Testing, Debugging, Dokumentation, Konfiguration, Portierung, Inbetriebnahme nach Anleitung: Der Prüfleitfaden führt diese Tätigkeiten ausdrücklich als nicht bescheinigungsfähig – auch dann, wenn sie für das Vorhaben nötig waren.

So korrigieren Sie es: Das Vorhaben um den Teil herum schneiden, der die Wissenslücke enthält, und die Routineanteile weder in die Beschreibung noch in den Arbeitsplan aufnehmen. Ein Arbeitsplan voller Sprints und Testphasen lässt selbst gute Forschung nach Tagesgeschäft aussehen.

Fallabhängig, weil: Gab es daneben einen echten Forschungsteil, der nur unterging, kann ein Widerspruch ihn herausarbeiten. Bestand das Vorhaben tatsächlich aus Routine, trägt kein Rechtsbehelf.

Prüfleitfaden Kap. 2.4.1, S. 15 (IKT) und Kap. 2.1, S. 7–8

Die bescheinigungsfähige FuE-Phase endet mit dem Test eines Prototyps. Produktionsvorbereitung, Nullserie, Serialisierung, Demonstratoren für Vermarktungszwecke, Arbeiten zur Marktreife und zur Markteinführung liegen danach – und sind ausgeschlossen.

So korrigieren Sie es: Den Zeitraum des Vorhabens am Prototypentest enden lassen, nicht am Marktstart. Wer den Durchführungszeitraum bis zur Auslieferung angibt, erklärt selbst, dass ein Teil der Arbeiten nach der FuE-Phase lag.

Fallabhängig, weil: Lag der Prototypentest tatsächlich innerhalb des Zeitraums, lässt sich die Abgrenzung im Widerspruch klarstellen. War der Prototyp vorher fertig, betrifft das die Sache selbst.

Prüfleitfaden Kap. 2.1.2, S. 7–8 und Kap. 2.3.2, S. 11; § 2 Abs. 2 FZulG

Durchführbarkeits-, Machbarkeitsstudien und „Proof of Concept" im Sinne einer Projektvorbereitung sind weder Grundlagenforschung noch industrielle Forschung noch experimentelle Entwicklung. Vorhaben, die ausschließlich daraus bestehen, sind negativ zu bescheiden. Dasselbe gilt für Marktforschung, Preisrecherchen und die Suche nach Kooperationspartnern.

So korrigieren Sie es: Auf den Begriff verzichten, wenn tatsächlich geforscht wurde – die BSFZ prüft ausdrücklich, ob trotz der Bezeichnung „Machbarkeitsstudie" erkennbar FuE-Tätigkeiten stattfinden. Beschrieben werden sollte die technische Fragestellung, nicht die Entscheidungsvorbereitung.

Widerspruch, weil: Hier liegt der Fehler oft allein im Vokabular. Wenn die Arbeiten wissenschaftlich-technischer Natur waren, lässt sich das nachweisen.

Prüfleitfaden Kap. 2.1.1, S. 7 und Kap. 2.3.9, S. 13–14

Die reine Einhaltung von Standards und Normen, die Gremienmitarbeit an Normen, routinemäßiges Prüfen und Analysieren sowie Versuche zur Datengenerierung, die ausschließlich Zulassungs-, Normierungs- oder Zertifizierungsverfahren dienen, sind ausgeschlossen.

So korrigieren Sie es: Erkennbar machen, inwieweit die Arbeiten über die bloße Normbefolgung hinausgehen. Der Prüfleitfaden lässt Entwicklungen unter Bezugnahme auf Normen ausdrücklich zu – wenn damit nachvollziehbare wissenschaftlich-technische Unwägbarkeiten verbunden sind.

Widerspruch, weil: Der Leitfaden nennt die Abgrenzung selbst als Anforderung an die Beschreibung. Wer sie nachliefert, greift den Ablehnungsgrund direkt an.

Prüfleitfaden Kap. 2.3.10, S. 14 und Kap. 2.1.3, S. 8

Fachliches wie administratives Projektmanagement, Patentrecherchen und Freedom-to-Operate-Analysen sowie Schulung und Einweisung sind von der Bescheinigung ausgenommen – ausdrücklich auch dann, wenn sie der Unterstützung des FuE-Vorhabens dienen.

So korrigieren Sie es: Diese Arbeitspakete aus dem Arbeitsplan herausnehmen. Sie erhöhen den ausgewiesenen Aufwand nicht förderfähig, verschieben aber den Eindruck des gesamten Vorhabens in Richtung Verwaltung.

Fallabhängig, weil: War es nur ein Teil der Arbeitspakete, trägt das Vorhaben weiter und die Abgrenzung lässt sich klarstellen. Bestand der Arbeitsplan überwiegend daraus, fehlt die Substanz.

Prüfleitfaden Kap. 2.1.3, S. 8 sowie Kap. 2.3.6 und 2.3.7, S. 13

Sätze, die auch in einem Datenblatt oder Angebot stehen könnten, beantworten keine der vier inhaltlichen Fragen im Portal. Beschrieben wird dann, was das Produkt kann – gefragt ist, welche Frage vorher offen war.

So korrigieren Sie es: Jeden Satz daraufhin prüfen, ob er eine offene Frage oder ein Ergebnis benennt. Ergebnisse gehören in den Verwertungshorizont, offene Fragen in die Beschreibung.

Widerspruch, weil: Die Forschung hat stattgefunden – sie stand nur nicht im Text. Genau das ist der Fall, für den die Widerspruchsbegründung gemacht ist.

Prüfleitfaden Kap. 1.1.1 bis 1.1.3, S. 1–5 (die drei Kriterien)

„Innovativ", „einzigartig", „neuartig ist unser Ansatz" – das Portalfeld fragt in 500 Zeichen, inwieweit sich das Vorhaben vom Stand der Technik abhebt. Eine Behauptung wiederholt die Frage, sie beantwortet sie nicht.

So korrigieren Sie es: Erst den Stand der Technik konkret und mit Zeitbezug benennen, dann die Lücke. Ohne Jahresangabe ist die Abgrenzung nicht überprüfbar – der Stand der Technik ändert sich.

Widerspruch, weil: Die Abgrenzung lässt sich nachliefern, ohne dass sich am Vorhaben etwas ändert.

Prüfleitfaden Kap. 1.1.1 „Kriterium Neuartigkeit", S. 1–3

Marktakzeptanz, Wettbewerb, Budget, Personalverfügbarkeit und rechtliche Unsicherheiten sind keine Unwägbarkeiten im Sinne des Kriteriums. Für den Datenschutz stellt der Prüfleitfaden das ausdrücklich klar: Datenschutzrechtliche Bedenken sind nicht als Risiko zu werten.

So korrigieren Sie es: Die Frage wörtlich nehmen: Woran könnte der Ansatz zum Schließen der Wissenslücke scheitern? Die Antwort ist immer eine technische – der Punkt, an dem zu Projektbeginn offen war, ob die Lösung überhaupt funktioniert.

Widerspruch, weil: Das technische Risiko bestand, es wurde nur nicht benannt. Es lässt sich für den beschriebenen Zeitraum belegen.

Prüfleitfaden Kap. 1.1.2 „Kriterium Unwägbarkeit / Risiko", S. 4; Kap. 2.4.1, S. 15

Das dritte Kriterium verlangt ein planmäßiges, systematisches Vorgehen. Eine Aufzählung erledigter Tätigkeiten ohne Hypothese, Prüfschritt und Kriterium zeigt Arbeit, aber keine Methodik.

So korrigieren Sie es: Arbeitspakete als Hypothesen mit Prüfschritt und Abbruch- bzw. Erfolgskriterium formulieren und den tabellarischen Arbeitsplan aus der Portalvorlage entsprechend aufbauen. Gantt-Charts und tabellarische Arbeitspläne sind ausdrücklich als Anlage zugelassen.

Widerspruch, weil: Die Methodik war vorhanden, sonst hätte niemand entschieden, wann ein Ansatz verworfen wird. Sie muss nur sichtbar gemacht werden.

Prüfleitfaden Kap. 1.1.3 „Kriterium Planmäßigkeit", S. 5; Kap. 2.2.3, S. 9

Vier Felder mit zusammen 4.000 Zeichen tragen die gesamte fachliche Beurteilung. Wer das erste Feld mit Markt, Kundennutzen und Firmenhistorie füllt, hat für Arbeiten und Unsicherheiten nur noch Stichworte übrig – und genau die tragen die Entscheidung.

So korrigieren Sie es: Den Text außerhalb des Portals schreiben, auf die Limits kürzen und erst dann übertragen. Sinnvolle Schreibreihenfolge: zuerst die Unsicherheiten, dann die Wissenslücke, dann die Abgrenzung, zuletzt die Arbeiten.

Widerspruch, weil: Für die Widerspruchsbegründung stehen laut BSFZ bis zu 4.000 Zeichen je Vorhaben zur Verfügung – also noch einmal so viel Platz wie im gesamten Antrag.

BSFZ-Formularübersicht (Zeichenlimits) und BSFZ-FAQ (Widerspruch über das Portal)