BSFZ-Portal: Anmeldung, Antrag und Vorhabenbeschreibung
Das BSFZ-Portal ist die Online-Anwendung der Bescheinigungsstelle Forschungszulage, über die der Antrag auf die BSFZ-Bescheinigung vollständig digital gestellt wird. Der Zugang läuft über ein Unternehmenskonto, das per ELSTER-Unternehmenszertifikat authentifiziert wird – ein eigenes BSFZ-Passwort gibt es nicht. Kern des Antrags sind vier Pflichtfelder mit zusammen 4.000 Zeichen. Der Antrag ist kostenfrei.
Kurzantworten zum BSFZ-Portal
Wie komme ich ins BSFZ-Portal?
Über „Registrieren" ein Unternehmenskonto anlegen und sich dabei mit dem ELSTER-Unternehmenszertifikat authentifizieren. Ein separates Passwort der BSFZ gibt es nicht.
Ist das BSFZ-Portal dasselbe wie ELSTER?
Nein. Das ELSTER-Zertifikat dient nur der Authentifizierung. Das Portal gehört der Bescheinigungsstelle und behandelt ausschließlich die fachliche Stufe 1.
Was kostet der Antrag?
Nichts. Die Bescheinigungsstelle erhebt keine Gebühr – weder für die Registrierung noch für den Antrag oder den Bescheid.
Wie viel Text muss ich eintragen?
4.000 Zeichen in vier Pflichtfeldern plus 200 Zeichen Titel – rund eineinhalb DIN-A4-Seiten für die gesamte fachliche Begründung.
Der Weg durch das Portal in sieben Schritten
Das offizielle Portal erreichen Sie über die Website der Bescheinigungsstelle Forschungszulage. Ein zweites, alternatives Portal gibt es nicht – auch nicht unter den verbreiteten Schreibweisen mit vertauschten Buchstaben. Was die BSFZ inhaltlich prüft, steht unter BSFZ-Bescheinigung; hier geht es um die Bedienung.
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ELSTER-Unternehmenszertifikat besorgen
Ohne dieses Zertifikat lässt sich kein Unternehmenskonto anlegen. Es ist dasselbe Zertifikat, mit dem später jedes Einreichen im Portal bestätigt wird – planen Sie den Vorlauf ein.
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Unternehmenskonto registrieren und Rollen vergeben
Das Portal übernimmt die Stammdaten aus den Daten der Finanzverwaltung. Legen Sie fest, wer Bevollmächtigter ist (darf einreichen) und wer Antragsbearbeiter (darf schreiben).
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Geschäftsstatistik einmalig ausfüllen
Verbundene Unternehmen und die letzten drei abgeschlossenen Wirtschaftsjahre werden einmal erfasst und danach jedem Antrag automatisch beigefügt.
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Vorhaben anlegen und Tätigkeitsform bestimmen
Eigenbetrieblich, in Auftrag gegeben, in Kooperation – diese drei Ja/Nein-Fragen entscheiden, welche Felder und welche Fragetexte das Portal danach überhaupt anzeigt.
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Vorhabenbeschreibung außerhalb des Portals schreiben
Die vier inhaltlichen Pflichtfelder fassen zusammen 4.000 Zeichen. Schreiben, kürzen und prüfen Sie den Text außerhalb des Portals – und übertragen Sie ihn erst dann.
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Arbeitsplan, Kosten und Pflichtangaben ergänzen
Tabellarischer Arbeitsplan aus der Portalvorlage, finanzieller Rahmen je Kalenderjahr, gegebenenfalls Wirtschaftsgüter – und die Pflichtangabe zur entgeltlichen externen Beratung.
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Mit ELSTER-Authentifizierung einreichen
Einreichen darf nur ein Bevollmächtigter, und zwar mit erneuter Authentifizierung. Danach prüft die BSFZ; bei Rückfragen kommt eine Nachforderung mit knapper Frist.
Zugang und Vorarbeiten: was vor dem ersten Antrag steht
Zwei Dinge sind einmalig zu erledigen und blockieren sonst den gesamten Zeitplan: der Zugang selbst und die Geschäftsstatistik. Beides wird danach jedem Antrag automatisch beigefügt.
Registrierung und Rollen
Vor dem ersten Feld steht der Zugang: Das Unternehmenskonto im BSFZ-Portal wird per ELSTER-Unternehmenszertifikat authentifiziert.
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Authentifizierung per ELSTER-Unternehmenszertifikat
Ohne ELSTER-Unternehmenszertifikat lässt sich im BSFZ-Portal kein Unternehmenskonto anlegen – es ist die Eintrittskarte, nicht nur eine Formalie.
Mit der Authentifizierung übernimmt das Portal Name, Anschrift, Steuernummer, zuständiges Finanzamt, Gründungsjahr, Handelsregisternummer und Registergericht automatisch aus den Daten der Finanzverwaltung.
Typischer Rückfragegrund: Das Zertifikat erst zu beantragen, wenn der Antrag fertig ist. Die Freischaltung braucht Vorlauf – und ohne sie steht der fertige Text ungenutzt in einer Textdatei.
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Automatisch übernommene Stammdaten
Name, Anschrift, Steuernummer, zuständiges Finanzamt, Gründungsjahr, Handelsregisternummer und Registergericht sind im Portal nicht änderbar.
Sind diese Daten falsch, hilft kein Klick im Portal: Die Korrektur läuft über das zuständige Finanzamt. Das kostet Zeit und gehört deshalb vor den Antrag, nicht daneben.
Typischer Rückfragegrund: Eine veraltete Anschrift oder ein alter Firmenname fällt erst beim Einreichen auf – und blockiert dann den gesamten Zeitplan.
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Ergänzende Unternehmensdaten
Wirtschaftszweig, Rechtsform, Steueridentifikationsnummer (optional) und gesetzlicher Vertreter werden zusätzlich abgefragt und sind jederzeit änderbar.
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Rollen: Bevollmächtigter und Antragsbearbeiter
Nur Bevollmächtigte dürfen Anträge einreichen, zurückziehen und Widerspruch einlegen – jeweils mit erneuter ELSTER-Authentifizierung; Antragsbearbeiter dürfen Texte schreiben, aber nicht einreichen.
Antragsbearbeiter können auch unternehmensexterne Personen sein, etwa die Steuerberatung oder eine beauftragte Beratung. Das erste angelegte Benutzerkonto erhält automatisch die Rolle „Bevollmächtigter".
Typischer Rückfragegrund: Die Einreichung für den letzten Tag einplanen, obwohl der einzige Bevollmächtigte im Urlaub ist. Die Rolle lässt sich nicht kurzfristig improvisieren – sie hängt am Zertifikat.
Geschäftsstatistik
Die BSFZ führt nach § 6 FZulBV eine Geschäftsstatistik. Diese Angaben werden einmal erfasst und dann jedem Antrag beigefügt.
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Verbundene Unternehmen (§ 290 Abs. 2 bis 4 HGB)
Verbundene Unternehmen mit Sitz in Deutschland sind mit Name, Anschrift, Rechtsform, Bundesland des zuständigen Finanzamts und Steuernummer anzugeben – auch dann, wenn sie selbst keinen Antrag stellen.
Die Eintragung erfolgt einmalig, unabhängig davon, wie viele Anträge Ihr Unternehmen später stellt. Die Erhebung dient laut Quelle statistischen Zwecken und der Evaluierung des Gesetzes (§ 17 FZulG).
Typischer Rückfragegrund: Anzunehmen, ein Konzernunternehmen ohne eigenen Antrag müsse nicht genannt werden. Die Quelle sagt ausdrücklich das Gegenteil.
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Wirtschaftsjahre – allgemeine Daten
Für die letzten drei abgeschlossenen Wirtschaftsjahre werden Beginn und Ende, Mitarbeitendenzahl in Vollzeitäquivalenten, davon FuE-Personal, und Jahresumsatz abgefragt.
Zusätzlich geben Sie an, ob sich die Zahlen auf das rechtlich selbstständige Unternehmen oder den gesamten Verbund beziehen, ob es sich um vorläufige Daten handelt und ob ein Rumpfwirtschaftsjahr vorliegt. Junge Unternehmen geben abhängig vom Gründungsjahr weniger Jahre an.
Typischer Rückfragegrund: Das letzte abgeschlossene Wirtschaftsjahr darf nicht länger als ein Kalenderjahr zurückliegen – wer alte Zahlen stehen lässt, wird vom Portal ausgebremst.
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Wirtschaftsjahre – Angaben zu Forschung und Entwicklung
Interne Aufwendungen werden in Personalaufwendungen und Sachaufwendungen/Investitionen getrennt, externe FuE-Aufträge nach Auftragnehmern innerhalb und außerhalb der EU/des EWR.
Optional wird abgefragt, ob weitere öffentliche Förderungen (Bund, Land, EU, Sonstiges) genutzt wurden – bei „Ja" zusätzlich die Gesamtsumme.
Die Vorhabenbeschreibung: 4.000 Zeichen, vier Felder
Hier entscheidet sich der Antrag. Die Portalfelder sind keine Freitextfläche, sondern vier eng gestellte Fragen mit festen Obergrenzen. Zusammen ergeben sie rund eineinhalb DIN-A4-Seiten – auf denen eine Wissenslücke benannt, gegen den Stand der Technik abgegrenzt, methodisch bearbeitet und mit ihren Unsicherheiten beschrieben werden muss.
| Portalfeld | Zeichen | Die Frage dahinter |
|---|---|---|
| Titel des FuE-Vorhabens | 200 | Wie heißt die untersuchte Frage – nicht: wie heißt das Produkt? |
| Ziel des Vorhabens | 1.500 | Welche Wissenslücke soll geschlossen werden? |
| Abgrenzung vom Stand der Technik | 500 | Was kann der Stand der Technik heute nicht? |
| Durchgeführte Arbeiten | 1.000 | Mit welchem Vorgehen schließen Sie die Lücke? |
| Wissenschaftlich-technische Unsicherheiten | 1.000 | Woran könnte der Ansatz scheitern? |
Bedingte Zusatzfelder: bei Auftragsforschung 500 Zeichen je Auftragnehmer, bei Kooperationen 500 Zeichen für das übergeordnete Ziel. Jedes Feld einzeln – inklusive Wirtschaftsgütern, finanziellem Rahmen und den Pflichtangaben – steht in der Feld-für-Feld-Ausfüllhilfe.
Schreiben Sie nicht in der Reihenfolge der Felder
Die Felder stehen im Portal in einer Reihenfolge, die sich gut liest – aber schlecht schreibt. Wer oben anfängt, beschreibt zuerst das Ziel, landet beim Produkt und muss danach rückwärts eine Wissenslücke hineinkonstruieren. Bauen Sie den Text deshalb von hinten auf:
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Zuerst: Woran hätte es scheitern können?
Das Unsicherheiten-Feld ist der härteste Test. Wer darauf keine konkrete Antwort findet, hat kein FuE-Vorhaben – sondern Entwicklung. Diese Frage zuerst zu beantworten spart im Zweifel den ganzen Antrag.
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Dann: Welche Wissenslücke folgt daraus?
Aus der Unsicherheit ergibt sich die Wissenslücke fast von selbst – und damit das größte Feld. Umgekehrt funktioniert es selten: Wer mit dem Ziel beginnt, landet beim Produkt.
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Dann: Was kann der Stand der Technik heute nicht?
Erst wenn die Lücke steht, lässt sie sich gegen den Stand der Technik abgrenzen. 500 Zeichen erlauben genau einen Vergleich – nicht drei.
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Zuletzt: Mit welchen Arbeiten schließen Sie die Lücke?
Die Arbeiten müssen erkennbar zu der Lücke passen, die vorher beschrieben wurde. Deshalb kommen sie ans Ende, nicht an den Anfang – sonst beschreiben sie das Tagesgeschäft.
Der Fehler, der die meisten Anträge kostet
Nicht der fehlende Forschungsgehalt, sondern die Sprache: Wer seine Arbeit in Entwicklungssprache beschreibt – „Testing", „Debugging", „Refactoring", „Serienhochlauf" –, beantwortet keine der vier Fragen im Portal. Dieselbe Arbeit in Forschungssprache benennt die offene Frage, die Hypothese und das Prüfkriterium. Die Gegenüberstellung mit Vorher-Nachher-Beispielen steht unter Forschungssprache statt Entwicklungssprache; die Muster, an denen Anträge regelmäßig scheitern, unter BSFZ-Ablehnungsgründe.
Nach dem Einreichen: Prüfung, Nachforderung, Bescheid
Eingereicht wird mit erneuter ELSTER-Authentifizierung durch einen Bevollmächtigten. Danach prüft die BSFZ inhaltlich; die Bescheinigung soll innerhalb von drei Monaten nach Vorlage der vollständigen Unterlagen ergehen (§ 5 Abs. 3 FZulBV) – mehr dazu unter BSFZ-Bearbeitungszeit. Den Antrag können Sie vor, während oder nach der Durchführung des Vorhabens stellen.
Bleiben Fragen offen, kommt eine Nachforderung, die über das Portal beantwortet wird – mit knapper Frist. Das ist der Grund, warum sich Sorgfalt im Erstantrag doppelt auszahlt: Eine Nachforderung ist keine zweite Chance in Ruhe, sondern eine unter Zeitdruck. Beantworten dürfen sie auch Antragsbearbeiter; einreichen muss am Ende wieder ein Bevollmächtigter.
Am Ende steht ein Bescheid mit einer Vorhaben-ID. Sie ist das Bindeglied zur zweiten Stufe: Mit ihr wird das Vorhaben im Antrag auf Festsetzung der Forschungszulage beim Finanzamt zugeordnet, und sie gehört auf jeden Stundenzettel. Wurde der Antrag abgelehnt, ist der Weg über den Widerspruch bei der BSFZ beschrieben – die Frist läuft ab Zugang des Bescheids.
Den gesamten Prozess bis zur Auszahlung zeigt der Ablauf des Erstantrags. Die mögliche Höhe schätzen Sie vorab im Forschungszulage-Rechner.
Häufige Fragen zum BSFZ-Portal
Wie melde ich mich im BSFZ-Portal an?
Sie legen über „Registrieren" ein Unternehmenskonto im Portal der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) an und authentifizieren sich dabei mit einem ELSTER-Unternehmenszertifikat. Das Portal übernimmt daraufhin Name, Anschrift, Steuernummer, zuständiges Finanzamt, Gründungsjahr, Handelsregisternummer und Registergericht automatisch – diese Angaben sind im Portal nicht änderbar. Ein eigenes BSFZ-Passwort gibt es nicht.
Wer darf den Antrag im BSFZ-Portal einreichen?
Nur Bevollmächtigte. Diese Rolle darf Anträge stellen, zurückziehen und Widerspruch einlegen – jeweils mit erneuter ELSTER-Authentifizierung. Antragsbearbeiter dürfen die ihnen zugewiesenen Anträge bearbeiten, Vorhabenbeschreibungen eingeben und ändern sowie Nachforderungen beantworten, aber nicht einreichen. Antragsbearbeiter können auch externe Personen sein, etwa die Steuerberatung oder eine beauftragte Beratung.
Ist das BSFZ-Portal dasselbe wie ELSTER oder das Finanzamt?
Nein. Über das BSFZ-Portal läuft nur der erste, inhaltliche Schritt – die FuE-Bescheinigung. Den zweiten, steuerlichen Schritt stellen Sie oder Ihre Steuerberatung danach beim Finanzamt über „Mein ELSTER". Das ELSTER-Zertifikat dient im BSFZ-Portal ausschließlich der Authentifizierung.
Was kostet die Nutzung des BSFZ-Portals?
Der Antrag über das BSFZ-Portal ist kostenfrei. Kosten entstehen nur, wenn Sie die inhaltliche Vorbereitung der Vorhabenbeschreibungen extern begleiten lassen – und genau diese Mitwirkung ist im Antrag anzugeben, auch wenn das Honorar erfolgsabhängig ist.
Welche Felder hat die Vorhabenbeschreibung im BSFZ-Portal?
Vier inhaltliche Pflichtfelder mit zusammen 4.000 Zeichen: Ziel und Wissenslücke (1.500 Zeichen), Abgrenzung vom Stand der Technik (500), durchgeführte Arbeiten (1.000) und wissenschaftliche, technische oder methodische Unsicherheiten (1.000). Dazu kommen der Titel (200 Zeichen), ein tabellarischer Arbeitsplan aus der Portalvorlage, der Verwertungshorizont und mindestens drei Schlagworte. Bei Auftragsforschung kommen je Auftragnehmer 500 Zeichen hinzu, bei Kooperationen 500 Zeichen für das übergeordnete Ziel.
Kann ich den Antrag im BSFZ-Portal zwischenspeichern?
Anträge lassen sich im Portal bearbeiten, bevor sie eingereicht werden. In der Praxis lohnt es sich trotzdem, die Texte vorab außerhalb des Portals zu schreiben, auf die Zeichenlimits zu kürzen und prüfen zu lassen – und sie erst dann zu übertragen. So kann keine unfertige Fassung versehentlich eingereicht werden.
Ich finde das „BFSZ-Portal" nicht – gibt es das?
Gemeint ist immer dieselbe Stelle: die Bescheinigungsstelle Forschungszulage, kurz BSFZ. Die Buchstabendreher „BFSZ" oder „BFSZ-Portal" sind verbreitet, weil die Abkürzung ungewohnt ist. Es gibt nur ein offizielles Portal, und es wird über die Website der Bescheinigungsstelle Forschungszulage erreicht.
Was passiert nach dem Einreichen?
Die BSFZ prüft den Antrag inhaltlich; die Bescheinigung soll innerhalb von drei Monaten nach Vorlage der vollständigen Unterlagen ergehen (§ 5 Abs. 3 FZulBV). Bei Rückfragen kommt eine Nachforderung, die über das Portal beantwortet wird – dafür ist die Frist kurz. Am Ende steht ein Bescheid mit einer Vorhaben-ID. Diese ID brauchen Sie danach für den steuerlichen Antrag beim Finanzamt und sollten sie auch auf den Stundenzetteln mitführen.