Stundenaufzeichnung für die Forschungszulage

Die BSFZ-Bescheinigung entscheidet, ob gefördert wird – die Stundenaufzeichnung entscheidet, wie viel. Das ist der zweite, deutlich leisere Ablehnungsgrund der Forschungszulage: Das Vorhaben ist anerkannt, aber das Finanzamt kürzt die Bemessungsgrundlage, weil der FuE-Anteil der Personalkosten nicht sauber belegt ist. Was dokumentiert sein muss, steht nicht im FZulG selbst, sondern im Anwendungsschreiben des BMF vom 7. Februar 2023 – und dort ziemlich präzise. Alle Randziffern (Rn.) in diesem Beitrag beziehen sich darauf. Eine Neufassung des Schreibens liegt seit Oktober 2025 im Entwurf vor, ist aber noch nicht final; den Stand führt der Liveticker nach.

Warum die Stunden über die Förderhöhe entscheiden

Förderfähig ist nach § 3 Abs. 1 FZulG der lohnsteuerpflichtige Arbeitslohn der Arbeitnehmer, soweit sie mit FuE-Tätigkeiten in einem begünstigten Vorhaben betraut sind. Das Wort „soweit“ trägt die ganze Last: Arbeitet jemand zusätzlich im Support, in der Serienfertigung oder in einem zweiten, nicht begünstigten Projekt, ist der Lohn aufzuteilen. Und zur Feststellung dieses Anteils verlangt das BMF eine Stundenaufzeichnung, „aus der der Arbeitseinsatz des FuE-Arbeitnehmers im jeweiligen begünstigten FuE-Vorhaben auf Stundenbasis ersichtlich ist“ (Rn. 110).

Ebenso wichtig ist, was nicht geht: Ein pauschaler Ansatz interner Personalstundensätze, durchschnittlicher Stundensätze oder von Durchschnittsgehältern einzelner Abteilungen oder Kostenstellen ist nicht möglich – auch nicht anteilig (Rn. 117). Die verbreitete Praxis „unsere Entwicklung macht grob 60 % Forschung“ trägt in der Prüfung also nicht. Gerechnet wird pro Person: Lohnkonto des Mitarbeiters × Anteil der aufgezeichneten Projektstunden an der maßgeblichen vereinbarten Jahresarbeitszeit. Welche Kostenarten daneben zählen, ordnet der Beitrag zu den förderfähigen Kosten.

Was in die Aufzeichnung gehört

Aufzuzeichnen ist für jeden Arbeitstag, an dem ein Mitarbeiter im begünstigten Vorhaben tätig wird (Rn. 123). Als Mindestangaben des Stundenzettels nennt das BMF (Rn. 124):

• Kurzbezeichnung des FuE-Vorhabens
• Wirtschaftsjahr
• Vorhabens-ID laut Bescheinigung der BSFZ
• Name des FuE-Arbeitnehmers
• Kurzbezeichnung seiner FuE-Tätigkeit (z. B. „Laborant“)

Der praktisch entscheidende Punkt steckt in der dritten Zeile: Die Vorhabens-ID stammt aus der BSFZ-Bescheinigung. Wer Zeiten nur auf Kundenprojekte oder Kostenstellen bucht, hat später keine Brücke zwischen Zeiterfassung und Bescheinigung – und muss sie mühsam rekonstruieren. Ein zusätzliches Feld „FuE-Vorhaben“ im vorhandenen Zeiterfassungssystem löst das Problem in der Regel vollständig.

Papier, Excel oder Zeiterfassungssystem?

Alle drei sind zulässig – das Führen der Aufzeichnungen ist sowohl elektronisch als auch in Papierform möglich (Rn. 127). Zwei Unterschiede sollte man kennen:

• Personell geführte Aufzeichnungen sind am Monatsende von einem FuE-Projektverantwortlichen gegenzuzeichnen. Bei elektronischer Zeiterfassung kann auf diese zusätzliche Bestätigung verzichtet werden (Rn. 125).
• Es gelten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Der Grundsatz der Klarheit verlangt eine systematische Erfassung und eine übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchung (Rn. 127) – eine frei überschreibbare Excel-Datei ohne Änderungshistorie ist damit die schwächste der drei Varianten.

Das BMF stellt online ein Muster eines „Stundenzettels“ bereit; seine Verwendung ist ausdrücklich optional (Rn. 126). Wer bereits ein Zeiterfassungssystem einsetzt, sollte es also nicht ersetzen, sondern um die Vorhabenszuordnung erweitern.

Eigenleistung: strengere Regeln für Gründer

Für Einzelunternehmer und Mitunternehmer, die ihre eigene Arbeitszeit mit 100 €/h ansetzen, gilt eine eigene Nachweisregel – und sie ist schärfer formuliert. Verlangt werden laufende Aufzeichnungen, die die geleisteten Arbeitsstunden „eindeutig und zeitnah“ belegen (Rn. 133 und 139). Schon der Gesetzestext knüpft daran an: § 3 Abs. 3 FZulG setzt die 100 € „je nachgewiesener Arbeitsstunde“ an. Eine am Jahresende aus dem Kalender zusammengeschätzte Aufstellung erfüllt das nicht.

Dazu kommt die Kappung: Förderfähig sind maximal 40 Arbeitsstunden pro Woche über alle begünstigten Vorhaben hinweg; ein Verteilen von Mehrstunden auf andere Wochen ist nicht möglich. Aus Vereinfachungsgründen darf monatsweise gerechnet werden (maximal 1/12 von 2.080 Stunden). Gerade für Gründer, die faktisch mehr arbeiten, entscheidet die wöchentliche Aufzeichnung darüber, ob die Kappung sauber begründet ist oder pauschal wirkt.

Was das Finanzamt wann sehen will

Dem elektronischen Antrag sind keine Belege beizufügen (Rn. 215). Das Finanzamt entscheidet nach § 88 AO in eigener Zuständigkeit über den Prüfungsumfang und fordert an, was es sehen will (Rn. 216). Vorzuhalten sind für diesen Fall (Rn. 217 f.):

• Aufzeichnungen über die im Vorhaben tätigen Arbeitnehmer mit Kurzbeschreibung ihrer Tätigkeit
• Stundenaufzeichnungen für alle nur zeitweise oder in mehreren Vorhaben beschäftigten Arbeitnehmer
• Stundenaufzeichnungen über Eigenleistungen des Einzel- bzw. Mitunternehmers
• eine Kurzbeschreibung zum Stand des Vorhabens am Ende des jeweiligen Wirtschaftsjahres
• die Lohnkonten der betroffenen Arbeitnehmer (Rn. 128)

Der vierte Punkt wird regelmäßig übersehen: Verlangt ist ein Jahresstand des Vorhabens – aussagefähige Unterlagen darüber, wie weit die Arbeiten gegenüber den Angaben im BSFZ-Antrag fortgeschritten sind (Rn. 84). Eine halbe Seite pro Vorhaben und Jahr genügt dafür meist. Umgekehrt entwarnt das Schreiben an einer Stelle ausdrücklich: Eine abschließende Ergebnisdokumentation am Ende des Vorhabens ist nicht erforderlich (Rn. 219).

Rückwirkende Anträge: der wunde Punkt

Die Forschungszulage lässt sich rückwirkend bis 2022 beantragen – die Stundenaufzeichnungen für diese Jahre lassen sich aber nicht rückwirkend erfinden. In der Praxis trägt hier, was ohnehin existiert: Ticket- und Commit-Historien, Projektzeiterfassung, Laborbücher, Besprechungs- und Testprotokolle. Entscheidend ist, dass sich daraus zeitnah entstandene Aufzeichnungen mit Personen-, Tages- und Vorhabensbezug herleiten lassen und die Herleitung transparent dokumentiert wird. Wie die Fristen dazu liegen, steht unter rückwirkend beantragen.

Ab 2026 wiegt jede nicht belegte Stunde doppelt

Für Vorhaben mit Beginn nach dem 31.12.2025 kommt die Gemeinkostenpauschale von 20 % auf die übrigen förderfähigen Aufwendungen hinzu. Sie wird also auf die belegte Basis gerechnet – nicht daneben. Eine Stunde, die mangels Aufzeichnung herausfällt, kostet damit nicht nur den Lohnanteil, sondern zusätzlich 20 % darauf, und bei KMU anschließend 35 % Zulage auf beides. Die Dokumentationsdisziplin ist mit der Reform also nicht unwichtiger geworden, sondern wertvoller. Alle Neuerungen stehen unter Änderungen 2026; die Größenordnung zeigt der Forschungszulage-Rechner.

Fazit: fünf Minuten pro Woche statt Kürzung im Bescheid

Die Anforderungen sind unspektakulär – Tag, Person, Vorhabens-ID, Stunden, Kurzbeschreibung der Tätigkeit, monatliche Gegenzeichnung, wenn auf Papier geführt. Teuer wird nicht der Aufwand, sondern das Nachholen: Wer erst bei der Beleganforderung anfängt, verhandelt über Schätzungen, und die Feststellungslast liegt beim Antragsteller. Ob Ihre bestehende Zeiterfassung trägt, sehen wir uns im kostenlosen Förder-Check mit an; in der Komplettbetreuung richten wir die Vorhabenszuordnung gleich mit ein.

Häufige Fragen zur Stundenaufzeichnung

Ist eine Stundenaufzeichnung für die Forschungszulage Pflicht?

Sobald ein Mitarbeiter nicht ausschließlich im begünstigten FuE-Vorhaben arbeitet, ja. Das BMF verlangt für die Aufteilung der Lohnaufwendungen eine Stundenaufzeichnung, aus der der Arbeitseinsatz im jeweiligen Vorhaben auf Stundenbasis ersichtlich ist (BMF-Schreiben vom 07.02.2023, Rn. 110). Nur wer nachweislich zu 100 % in einem einzigen begünstigten Vorhaben tätig ist, kommt ohne Aufteilung aus – die Zuordnung ist trotzdem zu belegen.

Welche Angaben muss ein Stundenzettel enthalten?

Als Mindestangaben nennt das BMF: Kurzbezeichnung des FuE-Vorhabens, Wirtschaftsjahr, Vorhabens-ID laut BSFZ-Bescheinigung, Name des Mitarbeiters und eine Kurzbezeichnung seiner FuE-Tätigkeit (Rn. 124). Dazu kommen die eigentlichen Zeiteinträge: Aufzeichnungen sind für jeden Arbeitstag zu führen, an dem im Vorhaben gearbeitet wurde (Rn. 123).

Reichen pauschale Stundensätze oder Schätzungen der FuE-Quote?

Nein. Ein pauschaler Ansatz interner Personalstundensätze, durchschnittlicher Stundensätze oder von Durchschnittsgehältern einer Abteilung oder Kostenstelle ist ausdrücklich nicht möglich – auch nicht anteilig (Rn. 117). Gerechnet wird mit dem individuellen Lohnkonto und den tatsächlich aufgezeichneten Projektstunden.

Muss ich die Stundenzettel mit dem Antrag einreichen?

Nein. Dem elektronischen Antrag auf Forschungszulage sind keine Belege beizufügen; sie sind erst auf Anforderung des Finanzamts vorzulegen (Rn. 215). Vorzuhalten sind sie trotzdem – das Finanzamt entscheidet nach § 88 AO selbst über den Prüfungsumfang, und angefordert wird erfahrungsgemäß genau dann, wenn die Summe auffällt.