Auftragsforschung: Wann externe FuE gefördert wird

Nicht jedes Unternehmen forscht selbst – und das muss es auch nicht. Das Forschungszulagengesetz kennt die Auftragsforschung ausdrücklich als eine der Formen, in denen ein begünstigtes Vorhaben durchgeführt werden kann (§ 2 Abs. 4 Nr. 1 FZulG). Wer die Entwicklung an ein Institut, ein Ingenieurbüro oder eine Entwicklungsagentur vergibt, kann die Forschungszulage also bekommen. Ob und in welcher Höhe, entscheidet sich an vier Stellen im Gesetz – und an drei davon scheitern Anträge regelmäßig, weil sie vor der Vertragsunterschrift niemand geprüft hat.

1. Anspruchsberechtigt ist der Auftraggeber

Das Gesetz formuliert es über das Geld, nicht über die Arbeit: Förderfähig sind nach § 3 Abs. 4 FZulG Prozentsätze „des beim Anspruchsberechtigten für den Auftrag entstandenen Entgelts". Anspruchsberechtigt ist damit, wer das Entgelt aufwendet – der Auftraggeber. Der ausführende Dienstleister hat kein Entgelt aufgewendet, sondern eines erhalten; er kann denselben Auftrag nicht zusätzlich als eigene Auftragsforschung ansetzen.

Das hat eine Konsequenz, die in der Praxis oft übersehen wird: Auch das Bescheinigungsverfahren läuft über den Auftraggeber. Nach § 6 Abs. 1 FZulG ist für jedes im Antrag aufgeführte Vorhaben des Anspruchsberechtigten eine Bescheinigung der BSFZ Grundlage der Festsetzung. Sie beschreiben also ein Vorhaben, das ein anderes Unternehmen bearbeitet – mit allem, was die BSFZ dafür verlangt: Wissenslücke, Neuartigkeit, technisches Risiko, Planmäßigkeit. Wer sich darauf verlässt, dass „der Dienstleister das schon beschreibt", hat am Ende eine Leistungsbeschreibung aus dem Vertrieb – und genau daran scheitern die meisten Anträge.

2. Die Geschäftsleitung des Auftragnehmers muss im EWR liegen

Die schärfste Hürde steht nicht bei den Kosten, sondern bei der Begünstigung selbst. § 2 Abs. 5 FZulG: In Auftrag gegebene Vorhaben sind „nur dann begünstigt, wenn der Auftragnehmer seine Geschäftsleitung in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union hat oder in einem anderen Staat, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR-Abkommen) Anwendung findet" – und der Amtshilfe entsprechend dem EU-Amtshilfegesetz leistet.

Drei Details daran sind wichtiger, als es der Nebensatz vermuten lässt:

• Es geht um die Geschäftsleitung, nicht um den Registersitz. Eine Gesellschaft, die in einem EU-Staat eingetragen, aber faktisch aus einem Drittstaat geleitet wird, erfüllt die Voraussetzung nicht.
• Es geht auch nicht um den Ort der Arbeiten. Entscheidend ist, wo der Auftragnehmer geleitet wird – nicht, wo das Labor steht.
• Die Rechtsfolge ist kein Abschlag, sondern ein Ausschluss. Fehlt die EWR-Anknüpfung, ist das Vorhaben insoweit nicht begünstigt. Es gibt dann nicht weniger Zulage, sondern für diesen Auftrag keine.

Praktisch heißt das: Entwicklungspartner mit Geschäftsleitung in den USA, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz sind außen vor – die Schweiz gehört der EFTA an, aber nicht dem EWR, und das Vereinigte Königreich ist seit dem Brexit weder EU- noch EWR-Staat. Bei Konzernstrukturen und Entwicklungs-Töchtern lohnt der Blick ins Handelsregister vor der Auftragsvergabe, nicht nach dem ersten Bescheid.

3. Der Tag der Auftragserteilung entscheidet über 60 oder 70 Prozent

§ 3 Abs. 4 FZulG unterscheidet zwei Sätze – und knüpft sie an einen einzigen Zeitpunkt:

Maßgeblich ist ausschließlich die Auftragserteilung. Nicht der Zahlungstag, nicht der Vorhabenbeginn, nicht das Wirtschaftsjahr der Aufwendungen. Ein 2023 erteilter Rahmenauftrag, der 2026 abgerechnet wird, bleibt bei 60 % – während ein 2026 erteilter Auftrag 70 % trägt. Das ist einer von drei zeitlichen Anknüpfungspunkten im FZulG, die regelmäßig miteinander verwechselt werden; die beiden anderen sind der Vorhabenbeginn (für die Gemeinkostenpauschale) und die Entstehung der Aufwendungen (für die Höchstbemessungsgrundlage). Der Forschungszulage-Rechner fragt sie einzeln ab, damit sie nicht zusammenfallen.

Praxishinweis: Halten Sie das Auftragsdatum belegbar fest – Bestellung, Auftragsbestätigung oder unterzeichneter Vertrag. Bei Rahmenverträgen mit Einzelabrufen ist zu dokumentieren, worauf sich der jeweilige Abruf stützt.

4. Die Unterauftrags-Falle

Der am wenigsten bekannte Satz des ganzen Abschnitts ist § 3 Abs. 4 Satz 3:

„Werden in Auftrag gegebene Forschungs- und Entwicklungsvorhaben im Sinne des § 2 Absatz 5 vom Auftragnehmer ganz oder teilweise an Unterauftragnehmer weitervergeben, ist das für einen Unterauftrag entstandene Entgelt kein förderfähiger Aufwand."

Vergibt Ihr Dienstleister also Teile der Arbeiten weiter, fällt dieser Anteil aus Ihrer Bemessungsgrundlage – obwohl Sie die volle Rechnung bezahlt haben und obwohl der Unterauftrag fachlich womöglich der Kern des Vorhabens war. Das Bittere daran: Aus einer Rechnung über eine Gesamtleistung ist die Weitervergabe in aller Regel nicht erkennbar. Sie erfahren davon im schlechtesten Fall erst, wenn das Finanzamt Unterlagen anfordert.

Deshalb gehört in jeden FuE-Auftrag eine Klausel, die drei Dinge regelt:

• Weitervergabe nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers.
• Pflicht zur Offenlegung von Umfang und Entgelt jedes Unterauftrags.
• Getrennter Ausweis der weitervergebenen Anteile in der Rechnung.

Das kostet in der Verhandlung fünf Minuten – und ist der einzige Weg, den Abzug überhaupt zutreffend beziffern zu können.

Was unter dem Strich ankommt

Seit 2026 ist die Auftragsforschung deutlich mehr wert als früher, weil die Gemeinkostenpauschale auf ihr mitrechnet. § 3 Abs. 3b S. 2 bemisst die Pauschale von 20 % ausdrücklich an den Aufwendungen „nach den Absätzen 1, 2, 3, 3a und 4" – Absatz 4 ist die Auftragsforschung. Voraussetzung ist, dass das Vorhaben nach dem 31. Dezember 2025 begonnen hat.

Entgelt für Auftragsforschung (Auftrag 2026 erteilt)	300.000 €
davon förderfähig (70 %, § 3 Abs. 4 S. 2)	210.000 €
Gemeinkostenpauschale (20 %, § 3 Abs. 3b)	42.000 €
Bemessungsgrundlage	252.000 €
Forschungszulage regulär (25 %)	63.000 €
Forschungszulage als KMU (35 %)	88.200 €

Vereinfachtes Beispiel ohne eigene Personalkosten und ohne Eigenleistung; der erhöhte KMU-Satz ist antragsgebunden (§ 4 Abs. 1 FZulG). Weitere durchgerechnete Fälle stehen in den Beispielrechnungen.

Auftragsforschung und andere Förderungen

Ein extern vergebenes Vorhaben liegt häufig parallel in einem Zuschussprogramm – ZIM, Landesmittel, EU-Projekte. Das schließt die Forschungszulage nicht aus: § 7 Abs. 1 FZulG lässt die Kumulierung zu, verbietet aber die Doppelförderung derselben Aufwendung (§ 7 Abs. 2). Wurde also ein Teil des Auftragsentgelts bereits über einen Zuschuss finanziert, darf er nicht zusätzlich in die Bemessungsgrundlage. Wie die Abgrenzung sauber läuft, steht im Beitrag zur Kumulierung mit anderen Förderungen.

Checkliste vor der Auftragsvergabe

• Geschäftsleitung des Auftragnehmers im EU-/EWR-Raum geprüft und dokumentiert.
• Auftragsdatum belegbar festgehalten (Bestellung, Auftragsbestätigung, Vertrag).
• Weitervergabe an Unterauftragnehmer vertraglich geregelt und offenlegungspflichtig.
• Vorhaben so beschrieben, dass es die BSFZ-Kriterien trägt – nicht als Leistungskatalog.
• Abgrenzung zu laufenden Zuschüssen auf Kosten- und Rechnungsebene geklärt.
• Bei paralleler eigener Entwicklung: Eigen- und Auftragsanteil getrennt erfasst.

Die ersten drei Punkte lassen sich nach der Unterschrift nicht mehr nachholen. Wer einen größeren Entwicklungsauftrag plant, sollte sie vorher klären – der kostenlose Förder-Check ordnet ein, ob das Vorhaben die Kriterien überhaupt trägt.

Häufige Fragen zur Auftragsforschung

Wer bekommt bei Auftragsforschung die Forschungszulage – Auftraggeber oder Auftragnehmer?

Der Auftraggeber. § 3 Abs. 4 FZulG stellt auf das „beim Anspruchsberechtigten für den Auftrag entstandene Entgelt" ab – gefördert wird also, wer die Rechnung bezahlt, nicht wer forscht. Der Dienstleister hat kein Entgelt aufgewendet, sondern eines erhalten; er kann denselben Auftrag deshalb nicht als eigene Auftragsforschung ansetzen.

Ist Auftragsforschung außerhalb der EU förderfähig?

Nein. Nach § 2 Abs. 5 FZulG ist ein in Auftrag gegebenes Vorhaben nur begünstigt, wenn der Auftragnehmer seine Geschäftsleitung in einem EU-Mitgliedstaat oder in einem EWR-Staat mit entsprechender Amtshilfeverpflichtung hat. Aufträge an Dienstleister mit Geschäftsleitung in den USA, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz erfüllen diese Voraussetzung nicht – die Folge ist nicht eine Kürzung, sondern dass das Vorhaben insoweit gar nicht begünstigt ist.

Wie viel Prozent der Auftragsforschung sind förderfähig?

70 % des Entgelts für nach dem 27. März 2024 erteilte Aufträge, 60 % für davor erteilte. Maßgeblich ist allein der Zeitpunkt der Auftragserteilung – nicht, wann Sie gezahlt haben, wann das Vorhaben begonnen hat oder in welchem Wirtschaftsjahr die Aufwendungen entstanden sind. Die restlichen 30 % gelten pauschal als nicht förderfähiger Anteil.

Was passiert, wenn mein Dienstleister Teile weitervergibt?

Nach § 3 Abs. 4 S. 3 FZulG ist das für einen Unterauftrag entstandene Entgelt kein förderfähiger Aufwand. Vergibt Ihr Auftragnehmer also einen Teil der Arbeiten weiter, sinkt Ihre Bemessungsgrundlage um diesen Anteil – obwohl Sie die volle Rechnung bezahlt haben. Weil Sie das aus der Rechnung meist nicht erkennen können, gehört eine Offenlegungs- und Mitteilungspflicht zu Unteraufträgen in den Vertrag.

Brauche ich für Auftragsforschung eine eigene BSFZ-Bescheinigung?

Ja. Nach § 6 Abs. 1 FZulG ist für jedes im Antrag aufgeführte Vorhaben des Anspruchsberechtigten eine Bescheinigung der BSFZ Grundlage der Festsetzung. Das gilt auch dann, wenn die Arbeiten extern ausgeführt werden: Beantragt wird die Bescheinigung vom Auftraggeber, für sein Vorhaben – der Auftragnehmer ist nicht der Antragsteller.